オンラインイベントを成功させる!オンラインでのメリットや開催方法など知っておくべき知識をご紹介

このサイトではオンラインイベントを成功させるために必要となる知識を、誰にでも分かりやすい内容で紹介していきますし、イベントをオンラインでやることで得られるメリットや開催方法などについても説明していくのでチェックしておくと役立つはずです。
インターネット回線が重要になってくるような特徴もありますし、実際にイベントを開催する場合は配信機材を用意しないといけませんが、そのような機材の選び方も解説していきます。

オンラインイベントを成功させる!オンラインでのメリットや開催方法など知っておくべき知識をご紹介

オンラインイベントは基本的にインターネットでイベントに参加してもらうようなサービスになりますから、イベント会場に来てもらうことなく楽しんでもらえるはずです。
そのためオンラインイベントは通常のイベントよりもたくさんの人に参加してもらえるような特徴がありますから、参加者からの満足度も高くなるような可能性があります。
オンラインイベントを開催するには専門的なサポートなどが必要になることがあるので、基本的にはそのようなサポートをしてくれるところに相談をするのが大切です。

そもそも「オンラインイベント」とは?

オンラインイベントとは、インターネット上でアプリなどを利用し、現実に人と人とが対面で会うことなしに開催されるイベントのことです。
複数名が同時に参加できるビデオ会議のようなもので、インターネットに接続できるパソコンやスマートホンと、それに内臓されたカメラ・スピーカー・マイクがあって、利用できるアプリがあれば開催できることがオンラインイベントの特徴です。
メリットは何といっても実際の会場が不要なこと、そこに人が集まる必要がないことで、大規模なものになればなるほど会場を確保する手間とかコストが省けますし、参加者も移動にかかる時間や交通費を節約できます。
悪天候などにも左右されにくいです。
一方でいくらアプリケーションが発達しても対面で人どうしが会うことの臨場感に勝るものはありませんし、機器を問題なく活用できるかどうかによって参加のしやすさが変わってくることもあります。
いかに一体感を高めるかが重視されることもあったりします。

オンラインイベントにはどのようなメリットがあるのか

最近では在宅勤務を経験しているような人も増えてきており、オンラインイベントもその延長線上で考えることができるかもしれません。
オンラインイベントの最大のメリットは、現実の会場という場所が不要なこと、そのため必然的に参加者がその会場に行くための時間とか費用についても節約できることが挙げられます。
会社の会議室などの場合は利点を実感しにくいかもしれませんが、一般的なホテルの会議室とか公的な会議場などを利用する場合、予約も必要ですし相当なお金がかかることは避けられません。
オンラインで行う場合にはそのような費用が全くかからないわけで、これは主催者にとっては大きな経済的利点となります。
単に費用の点以外にも、会場側との折衝や設営などにかかる労力が削減されることもプラスです。
そして参加する人にとっても、わざわざ会場まで出かけていく必要がありません。
時間的にもまた費用的にもメリットであるのは間違いないでしょう。

オンラインイベントにはWeb会議型やウェビナー型などの種類がある

オンラインイベントは使用するソフトウェアの機能から、大きく分けてWeb会議型やウェビナー型などの種類があります。
Web会議型は別名テーブル型とも呼ばれ、参加者全員がテーブルに座り会議を行うイメージです。
マルチ画面に参加者の顔が映し出され、複数人で同時に会話をしたり、特に発言をしたい場合には挙手ボタンを押して主催者からの指名を待つこともできます。
ファイル送信機能で資料やカタログなどを送信して、その場で閲覧してもらうことも可能です。
一方、ウェビナー型はウェブとセミナーの造語で、講師が参加者に話をすることが前提のシステムです。
基本的には主催者側からの発話が行われ、参加者はそれを静粛に閲覧します。
後半に質疑応答のコーナーがある場合には、主催者側が許可をした参加者のみが発話をすることが可能になります。
このようにソフトウェアのコンセプトが異なることから、オンラインイベントの目的に合わせて最適なものを使い分けたいところです。

オンラインイベントを開催する際に必要なアイテム

オンラインイベントを開催する際に必要なアイテムですが、思ったほど重厚なものは実は必要ではありません。
オンラインイベントはオンライン会議と似たようなものと考えることもできますが、会社員の人で在宅勤務を行ったことがあるとか、あるいは国内外の他の拠点の人とウェブ会議を行った経験のある人も最近では多いでしょう。
簡単に言ってしまえば、そのときに用いたアイテムさえあればこのようなイベントは開催できます。
最低限必要なものはパソコンくらいでしょう。
オンラインである以上はインターネット環境が整っていることは前提です。
カメラやスピーカー、マイクも必要ですが、これらは最近のPCでは内臓されていることが普通ですので別途用意するようなものではありません。
配信のためにはアプリケーションも使いますが、これもインターネット上で無料配布されているものが多く、何かお金をかけて実行しないと手に入らないようなものでは全くありません。

オンラインイベントの開催方法の具体的な手順

オンラインイベントを実際に開催したい場合は、どのような流れで対応していけばいいのか知っておくと便利です。
基本的に最初はイベントの目的と目標を決めないといけませんから、どのようなオンラインイベントにするのかを明確にしなければいけません。
そしてオンラインイベントを開催するような場合は、どのようなターゲットを参加者にするのかも決めておかないといけないです。
幅広いターゲットを狙うようなことも素晴らしいですが、ピンポイントで狙うことで売上などの効果を引き上げるようなこともできます。
また予算を決めておかないと、どの程度の設備や機材などを使用できるのかが分からないので、最初のほうで決めておくと安心です。
当然ながらオンラインイベントで何をするのか決めないといけませんから、多くの人が興味を持つことができる企画を出しておくことが求められます。
最終的に開催日時や配信場所などを決めることになりますし、集客方法などについても考えておかないといけないです。

オンラインイベントを成功させるコツ

オンラインイベントを成功させるコツですが、これはどのような場合にでも当てはまる共通の正解といったものは残念ながらありません。
言い替えれば、何かそのオンラインイベントの成功と言えるのかは目的などに応じて変わってくるということです。
ですので、漠然とうまくやりたいと考えるのではなくて、何が達成できれば良いイベントだったと言えるのかを具体的に考えることから始めましょう。
場合によっては集客数がポイントかもしれませんし、終わった後のアンケート調査で満足度例えば8割以上を目指すのかもしれません。
あまり好ましいことではないかもしれないものの、場合によってはとにかく難しい発表とか講演などをやり切ればそれだけでうまく行ったと思えることもあります。
このように指標というか目標を明確にした上で、それに向けて周到な準備をすることができれば、実際の開催よりも前の段階で既に成功にかなり近い場所にいるということができるはずです。

オンラインイベントの集客率を上げるためにやっておくこと

オンラインイベントの集客率を上げるにはどのような対策を実施すべきでしょうか、このように書くと、何か難しいマーケティング理論とか心理学の専門家に登場してもらうようなことばかりを考える人がいます。
もちろん、基本的なことを全てやり切った後であればより高度な方法も求められるかもしれませんが、ほとんどのケースでは、言われてみれば当たり前のことを確実に実施することで十分に集客率を上げられることが多いです。
そのオンラインイベントの告知というか案内は分かりやすいでしょうか。
他のメールに埋もれてしまうとか、そのメールの中だけを見てもどこをクリックすれば接続できるのか分かりにくかったりしませんか。
あるいは、申し込みの後即座に案内メールを送信していますか。
レスポンスの良さは集客に直結しますし、前日にリマインドのメールを送るようなことも極めて基本的なやり方です。
このようなことを地道に行うだけでも十分に集客は図れます。

オンラインイベントが終わったらフォローを忘れずに!

オンラインイベントが終わったら、参加者に対するフォローを忘れないようにしましょう。
単に参加の御礼をメールで配信することも立派なフォローですし、場合によってはアンケートを行うとか、次回とか関連するオンラインイベントの案内を送るような形で次に繋げていくこともできます。
オフラインのイベントであっても、一回限りの関係に終わらせることなく次に繋げていくことは重要なはずですが、オンラインの場合にはメール送信などの方法により対応しやすいという利点があるのですから、これをしっかりと活用しない手はありません。
特にアンケートはできるだけ記憶も新しいうちに実施したほうが回答率も上がることが期待できますし、内容的にも濃いものが得られます。
これは主催者側にとっても非常に役立つことであって、良い意見は当然励みになりますし、仮に問題点を指摘された場合であっても、次回の改善ポイントだと前向きに捉えることもできるわけです。

オンラインイベントの主催者が知っておくべきこと

オンラインイベントの主催者には、必ず知っておくべきことがあるといえるのではないでしょうか。
オンラインイベントは非対面で画面越しに参加したりやり取りをする形なので、参加者にはマナーを守ることが求められます。
明確なルールが設けられていなくても、私語を慎んだり進行を邪魔するようなことは避けるのは常識として当然です。
しかし、稀に常識が通用しない人が参加することがあるので、主催者はそういう人の存在を想定して、ルールを設定したり告知する必要があります。
一見すると誰もが知っていて当たり前と思える常識であっても、明文化しなければ伝わらない人もいるわけです。
決まりは守ってもらう為に設けるものですが、守られなかった場合の対処も合わせて告知するべきです。
オンラインイベントは他にも、参加者によって端末の画面の大きさやインターネット回線の速度と安定性が異なることが主催者の知っておくべきことです。
参加者が発言できるオンラインイベントは、順番や発言のしかたを決めておかないと混乱の元になるので、この点も含めて計画を立てたり実行することが重要ではないでしょうか。

オンラインイベントは忙しいビジネスマンにおすすめ

オンラインイベントは場所に縛られないので、忙しいビジネスマンでも気軽に参加できます。
話題の有名人や、トレンドの商品やサービスのイベントは東京や大阪などの大都市で行われることが多く、田舎に住んでいる人はなかなか参加できません。
時間に余裕がある人であればスケジュールを合わせて大都市に出向くことができますが、なかなか休みが取れないビジネスマンは参加できるイベントが限られてしまいます。
そうなると主催者側も集客が難しくなったり、売り上げを確保するのが難しくなりますが、オンラインイベントであれば従来のイベントよりも多くの層を取り込むことができます。
平日のイベントの場合は学生や主婦などがメインターゲットになることが多く、それ以外の層を取り込むのは難しいですが、オンラインイベントであれば曜日に関係なくあらゆる層にアプローチすることが可能です。
平日はオンライン、休日はリアルと使い分けて集客するのも非常に効果的です。

便利なオンラインツールを使ってオンラインイベントを開催

便利なオンラインツールを使えば、個人でも簡単にオンラインイベントを開催できます。
パソコンやタブレット、スマートフォンなどの端末を利用できるオンラインイベントには様々なメリットがあります。
電車などを利用して会場まで移動する従来のイベントとは異なり、自宅や外出先からイベントに参加できます。
イベント開催のコストを削減でき、参加者のデータは後から簡単に解析できます。
オンラインイベントはステージの施工費や運搬費用が不要で、人件費も大幅に抑えられます。
参加者が申込む時点で個人データが残るので、企業が開催する場合は貴重な情報資産が増えます。
オンライン上だと参加者の人数に上限がなく、国内外から多くの人を集められます。
オンラインイベントはセミナーや研修との相性も良く、様々なプロモーションにも適しています。
動画を保存すれば二次利用も可能で、配信する側は大きな利益を得るチャンスが生まれます。
事前に通信を整える必要がありますが、小規模のセミナーや研修なら最低限の機材で開催できます。

オンラインイベントを使って効率的な宣伝を行う

オンラインイベントを使って、効率的な宣伝を行う企業が増えています。
会場で行われるイベントとは違って、オンラインイベントには、場所や時間を問われないというメリットが存在します。
急に販促が必要になったタイミングであっても、会場の手配を伴うことなくイベントへの出展を行うことが出来るのです。
オンラインイベントを使う際には、魅惑的なブースを備えることも大切となります。
大手を始めとした競合他社が参加しているイベントでは、来訪者の目を惹くための工夫を凝らすことが欠かせません。
多くのユーザーに尋ねて来て貰わなくては、効率的な宣伝は行えないのが実状でもあるからです。
オンラインイベントに関する多様な事例を見比べていきながら、自社に相応しいと思われるブーススタイルを施工していくのが良いでしょう。
インターネット上でのイベントへは、自社サイトを使った誘導を行うことも可能となっています。
公式サイトにリンクを貼ったり、メールやSNSで招待を行ったりするといった感じで、少ない広告費用で多くの来場者を招くことが可能です。

オンラインイベント開催の告知方法と運営会社のサポート

オンラインイベントは、ウイルス感染対策としても有効な手段で実施が進められた結果、今では一般的なものとなっています。
県外や海外に住む方もオンラインイベントに参加してもらう事が可能なので、告知をしっかりと行えば、幅広く情報発信を行い、イベントで企業が目標とする事を実現できるチャンスがあります。
参加者をたくさん集めるためには、情報発信が必要なので集客ノウハウがある運営会社に外注します。
公式サイトでの情報発信だけではなく、SNSで話題を広げる取り組みを行う事が集客アップに必要です。
大規模になると人手が足りなくなるため、運営会社が最適な人員を揃えて、進行の遅延が生じないようにサポートします。
その経験を活かして、次回開催するイベントは、自分たちでできる事を増やすなど、経験を蓄積していくことも大切です。
新しい形で告知をする手段が登場している場合は、積極的に取り入れてくことも必要であり、新技術や新たなオンラインサービスを定期的に調べましょう。

オンラインイベントでつながる新たな拠点形成の可能性

オンラインイベントは、私たちが物理的に移動することなく、デジタル空間上でつながる素晴らしいツールです。
これにより役割を果たす可能性が広がります。
まず、オンラインイベントは多くの人々が参加できるという大きなメリットがあります。
地理的な制約を超え、世界中の参加者が一つの場所に集まることができます。
これによって、それまでになかったような多様なアイデアが交換されます。
さまざまなバックグラウンドや文化を持つ人々が集まることです。
さらに、オンラインイベントは時間や場所の制約を取り払うことができます。
オンライン上でつながり、参加者同士のコミュニケーションと協力が可能となります。
これにより、連携やネットワーキングが生まれることでしょう。
異なる拠点同士の連携は、ビジネスや教育などさまざまな分野での新たな可能性を開くことができます。
持続可能性にも貢献します。
物理的な移動や施設の使用を最小限に抑えることができるため、環境への負荷を軽減することができます。
参加者同士がつながり、新たな拠点を形成する可能性を秘めています。

オンラインイベントに関する情報サイト
オンラインイベントを企画しよう!

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